仕事の優先順位
毎日時間に追われている社会人の皆さんなら誰もが聞いたことのある仕事の優先順位について、少し考えてみたいと思います。
重要度と緊急度による分類
優先順位と聞いて、下のような図を想像される方も多いと思います。
それぞれ
①重要で緊急の仕事
②重要ではないが緊急の仕事
③重要だが緊急ではない仕事
④重要でも緊急でもない仕事
ということになります。私自身も入社後すぐに説明を受けました。①については当然、最優先でしなければなりません。次いで、基本的には②、③の順になります。④については優先順位が一番低いため、そのまま残り続けることもしばしばあるかもしれません。
私も普段はこの考えを念頭に作業を進めていますし、概ねこれで間違ったことになることはありません。でもここで敢えて考えたいのは、④についてです。
重要でも緊急でもない仕事はいつやるの？
社会人であれば誰もが言われたことのあるフレーズとして、
「これ、今日中に仕上げといて」
というのがあると思います。これ、本当に嫌ですよね。ある意味、これで鍛えられている人もいるかもしれませんが…お疲れ様です。
脱線は置いといて、この場合、この仕事は上図の「①重要で緊急の仕事」あるいは「②重要ではないが緊急の仕事」に分類されるため、以前から持っていた「④重要でも緊急でもない仕事」の上位に位置します。
「そんなことわかっているよ」
「当たり前だろ」
と言われそうですね。でも、ちょっと待って下さい。このままでは「④重要でも緊急でもない仕事」はいつまで経ってもそのまま手付かずで残ってしまいます。それでいいのでしょうか？
そんなことはないですよね。急ぎではないにしても、それも立派な仕事です。いつかはやらなければいけません。ではいつやるのか？「今でしょ!」ではないですよ。それはズバリ「合間の時間」で済ませればいいのです。
合間の時間とは？
今の作業が終わって一段落した後、就業時間まで少し時間が残った時、作業が調子良く進んでいない時の切り替え時間、これを私は「合間の時間」と（勝手に）呼んでいます。
つまり「④重要でも緊急でもない仕事」は敢えて時間を作るのではなく、気持ちを切り替えるための時間として据えています。
こういった類の仕事は頭をそれほど使わなくともできるので、精神的な余裕が生まれるためです。また、大なり小なり、やらなければならないことが減るのも、心理的にプラスに働きます。
周囲の信頼を得ることにも繋がる
重要ではなく急ぎでもないから自分がやらなくてもいい仕事、はたくさんあります。
例えば、コピー機に用紙をセットする、文書のフォーマット改善を試みる、資料をわかりやすく整理する、これらの仕事がそうかと思いますが、やってくれれば、やはりありがたいと思いますよね？
感謝を向ける側から、感謝される側になること、この転換点の一つも、ここにあると私は思います。
また、こういう仕事までキチンとこなすことで、隅々までしっかり仕事をこなす＝責任感のある人と思われるようになります。重要な仕事をこなし評価を得ることも大事ですが、周りからの信頼も重要です。
情けは人の為ならず、とは言い得たもので、こういったことの積み重ねがあたなを良くすることへの一歩です。
明日から、少し気持ちを切り替えてみてはいかがでしょうか？