自分の時間は自分だけのものではない
仕事がら、海外とメールのやりとりをすることが多々あります。その際に気を付けていることは、なるべく早く、少なくとも2-3日以内に返事をするということです。言葉の壁で越えきれない部分は、誠実な対応で補えればと思っているからです。
待っていると時間は長い
待ち合わせで相手が遅れているとき、待っている時間って長く感じませんか？逆に、自分が待たせているときは時間が早く経つような気がします。
これは仕事でも同じです。自分が送ったメールはなかなか返事が返って来ないように感じます。相手へ返事を保留しているときは、自分が受け持っている仕事が多いほど、すぐに1日2日経ってしまいます。
この待ち時間について、アメリカの経営コンサルタントであるデービット・マイスターは以下の8ヵ条を掲げています。
1. 何もしないで過ごす待ち時間は長く感じる。
2. 人はとにかく何かに取りかかりたい。
3. 不安があると、待ち時間は長く感じる。
4. 待ち時間がわからないと、長く感じる。
5. 理由もなく、待ちたくない。
6. 不平等な待ち時間は長く感じる。
7. 価値あるものに対する待ち時間には寛容になれる。
8. 独りの待ち時間は長く感じる。
なるほどな、と思う訳です。
メールの返事が来ないとき、「4. 待ち時間がわからないと、長く感じる。」に当てはまりますね。これが商談絡みだったりすれば、「3. 不安があると、待ち時間は長く感じる。」にも当てはまります。
反対に受け手側からすれば、「5. 理由もなく、待ちたくない。」という相手の気持ちを酌んで、すぐに返事をするか、それが無理ならできない旨を連絡するか、それが社会人として求められる対応だと思います。
自分のことに置き換える、というのはわかっていながら難しいことです。ですが、信頼関係を築くためには、避けては通れないと思うのです。
他人の時間を使っていることを意識する
相手を待たせる、というのは相手の時間を使っている、とも言い換えられます。
仕事には必ず納期があり、他人との関わりがあります。つまり、自分のターンで時間を多く使えば残される時間は少なくなり、たとえ自分のやる仕事は終わっても、他者が急がなければならないかもしれません。
本来であれば緊急でない仕事が、自分の時間の使い方で緊急の仕事になってしまうのです。
また社内の会議やプロジェクトで自分が資料を作成する場合、その出来次第で会議の進行が変わるかもしれません。わかりにくい資料で確認の時間が増えたり、方向性を踏まえていない資料のせいであらぬ方向へ進みそうな話を修正したり、そんな経験はないでしょうか？
遠回しですが、これも他人の時間を使っていることになります。そこに職制がいれば、なおさら罪深いことです（言い過ぎかもしれませんが）。
時間は平等に流れますが、そこに個人個人の受け持っている仕事の量、ウエイトを考慮した場合、必ずしも同じとは言い切れないからです。
自分の仕事が及ぼす影響を考えることで、自分の仕事の重要性がわかりやすくなります。そうすれば、必然的に意識も変わります。
自分にできる量を見極める
私の場合、毎朝、その日やらなければならないことを組み立てます。始業時刻までにはメールの確認を終え、昨日までの状況と比較し、やるべきことを入れ替えます。
ただし、その場ですぐに終えられること、5～10分以内に終えられることはそのまま済まします。そうすると、あまり仕事をためないでいられるからです。
その残りの時間を使い、1つの仕事に1時間かかるとして、せいぜい1日にできるのは5～6個くらいです。
「限られた時間の中でどれだけの仕事をこなせるかがその人の能力だ」と言われたことがありますが、1日にできる量を見極めて、そのままでは後に悪影響が出そうだと判断したならば、早めにヘルプを出すのも大切なことです。
私の場合は上記のようなペースで仕事をしますが、年を重ねれば判断も早くなりますし、作業も早くなります。
1日にできる数は同じでも、量やインパクトで見れば、確実にこなせることが多くなっていることを実感できます。その実感が次のモチベーションになります。
そういう意味でも、自分のこなせる仕事量を把握するのは重要なことだと思います。
他人の時間を使っていることを意識しながら、皆さんも、一緒に頑張りましょう。