【会議の心得】最低限押さえておきたい５つのポイント!!
私の経験則から、会議に出るときにこれだけは押さえておきたい！というポイントを紹介します。当たり前っちゃ当たり前なのですが、慣れている人は再確認のために、慣れていない人は参考のために、読んでもらえればと思います。
事前に資料を読んでおく
まずは会議に出る前の準備です。会議は何らかの目的をもって開かれており、事前にアジェンダや資料が配られたりすることも多くあります。
よく会議が始まってから資料に目を通す人がいますが、それでは事前に配られた意味がありませんし、なにより自分だけでできることを会議の時間に行うのは意味がありません。
資料は会議前に読み目的や方向性を確認
これが大切です。もちろん、疑問点も押さえておき、必要に応じて自分で調べたりするのも有用です。
会議には様々な立場の人が出席しますので、自分がまだ仕事に慣れていないときは間違った意見を言うことを恐れてしまう場合もありますが、資料を事前に読んでおくことで、そういった不安を払拭できます。
必ず1回は発言する
会議は人数を絞って開かれるべきですが、そうでない場合もあります。新人の頃などは、自分が参加しなくても変わらないのでは…という疑問が去来すると、とたんに熱意が損なわれてしまいます。
そういったときには、自分に目的を持たせることで集中力を維持することが出来ます。具体的には、
何か発言することを意識する
というものです。下手な発言をしたくなければ、話の方向性を見極める必要がありますので、必然的に集中することになります。それでもハードルが高いというときには、否定する要素を探すという手も有効です。
物事は、肯定するよりも否定する方が簡単です。肯定するためには、それが妥当である、問題ないということを様々な観点から検証する必要がありますが、否定するだけならばどこか1点に間違いがないかを見つけられれば事足りるからです。
まずはどこかに間違いがないか？という観点で参加者の話を聞き、間違いや疑問点があったらそこを起点に自身の考えを加えて話せばOKです。
ですが、注意して下さい。大切なのは間違いを探すことではなく、会議を進めることです。問題点を見つけるのは、そこを改善することが目的です。
発言の真意を汲み取る
会議ではアジェンダに基づいて議論がなされます。出席者から発言が活発にされるのは好ましいですが、その意図を認識できないと、お互いの理解が進まないために時間を浪費してしまいます。
また人によって額面通りの内容の場合もあれば、その発言があとの発言の呼び水だったり、布石になっていることもあります。
したがって、
何を考えて話しているのかを慎重に考える
必要があります。社内でも社外でも、相手の意図を汲み取ることはとても重要なスキルです。相手の真意を理解するのには、当然個人差がありますが、普段から意識することで大幅にカバーできます。
ただし、基礎的な理解がないために理解できないというのでは問題です。そのためにも、資料を事前に読んて、理解を深めておくことも欠かせません。
時間を意識する
会議には多数の人が出席しますし、その時間も限られています。一方で、会議を開く目的・目標があり、それを達成しなければその効果が薄れてしまいます。
逆に、何時間も行うのではなく、メリハリも必要です。理想的には2時間以内ですが、仮に2時間の会議だとした場合、大きな議題が4つあれば平均して1つの議題にかけられる時間は30分です。
互いに意見を交わして一定の結論まで持っていくとなると、30分というのは決して長くはありません。むしろ短いくらいです。
そこで、気を付けるポイントです。
時間を意識する
ひとえにそう言っても、様々な角度で意識をする必要があります。
まずは、純粋に残り時間です。限られた時間の中で決まった数の議題を片付け、成果を上げるためにはどの議題にどれくらいの時間をかけていいのか、今は予定通りなのか遅れているのか、意識するべきです。
次に、それを踏まえた上で、不要な発言をしないように心掛けましょう。思ったことを話すのではなく、考えたことを話すようにし、要領よく簡潔にしましょう。
日常でもそうですが、言う前に5秒待って考えるというのも使える手ですよ。
敬意を払う
そして最後は、「聞く」姿勢です。会議では、必ずしも全員が的を得た発言をしている訳ではありません。
また年齢を重ねるほど、本質的なものが見えてきます。すると、ずれているなと思ったりすることが出て来ます。そうしたときに注意したいことがこれです。
相手に敬意を払う
私は、仕事だけにかかわらず、世の中は正論だけでまわっているとは思っていません。会議の場でも、どこにヒントやインスピレーションのかけらがあるかわかりません。
ひとつひとつの発言にしっかりと耳を傾け、吟味する姿勢を崩さないようにしましょう。発言をするのは、そこに思いや熱意があるからです。
私としては、例え方向性がズレていても、何も言わない人よりも断然いいと思います(時間や流れを読んで、何も言わない人もいるのでそればかりではありませんが)。
今回紹介した5つのポイントはかなり一般的なことが多いですが、改めて意識してもらえればと思います。